Monet conit hakevat joka vuosi uusia vastaavia mukaan järjestämään tapahtumia, mutta mitä mikäkin vastaava oikeasti edes tekee? Tässä artikkelissa selitämme lyhyesti auki eri vastaavuuksien perustehtäviä!
Vastaavana toimiminen conissa on vastuutehtävä, johon sisältyy tekemistä ennen conia, conin aikana kuin myös sen jälkeen. Yleisesti vastaavaksi ei oteta alle 18-vuotiaita, koska vastuutehtävässä paitsi käsitellään ihmisten henkilötietoja, mihin liittyy omia lakejaan ja määräyksiään, myös ollaan nimensä mukaisesti vastuussa oman tiimin vänkäreistä.
Coneista löytyy tyypillisesti vastaavia mm. näillä osa-alueilla:
cosplay
green room
info
lipunmyynti ja -vaihto
logistiikka
meidokahvila
myyntisali
narikka
ohjelma
oheisohjelma
talous
taidekuja
tekniikka
tilat
turvallisuus
siisteys ja somistus
… ja monia muita.
Vastaavuuksien määrä ja nimikkeet vaihtelevat eri tapahtumissa. Jokaisella conilla on erilainen tarve eri vastaavuuksille ja vastaavan toimenkuvakin voi erota. Esittelemme alla oman coniteamme kokemuksien kautta eri vastaavuuksia! Listassa on yleisimpiä vastaavuuksia.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Cosplayvastaava ˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Cosplayvastaavan päätehtävä on suunnitella ja järjestää conin cosplaykilpailut.
Ennen conia cosplayvastaava päättää cosplaykisojen kisakategoriat, kirjoittaa niiden säännöt, hoitaa kilpailun palkinnot ja vastaa yleisesti kaikesta, joka välillisesti liittyy cosplaykilpailuihin: kilpailun tuomarit, tila jossa tuomaroidaan, backstage kilpailijoille ennen kisaa, ja niin edelleen. Myös cosplaypukuhuoneet ovat osa cosplayvastaavan vastuita. Osa työstä tehdään yhteistyössä muiden vastaavien kanssa, esimerkiksi kilpailun palkintoihin ja muuhun järjestämiseen käytettävästä summasta sopiminen talousvastaavan kanssa, jotta se sopii tapahtuman budjettiin.
Kisojen järjestäminen vaatii tuomarit ja backstage-henkilökuntaa (jotka myös cosplaymammoina tunnetaan), sekä aikataulun, missä ajassa kaikki kilpailuun conipäivänä liittyvät asiat tulee tehdä, kuten kisaajien tuomarointi ja mahdolliset lavaharjoitukset ruokataukoineen. Näiden hoitaminen kuuluu myös cosplayvastaavalle.
Coniin päätetyistä kisoista riippuen kisajärjestelyt voivat vaatia etukäteen valo-, ääni- ja video-/kuvatoiveita kisaajilta, jotka cosplayvastaava välittää eteenpäin valo- ja ääniteknikoille. Riippuen tapahtumapaikan kanssa tehdystä sopimuksesta, cosplayvastaavan tehtävänä voi myös olla tehdä lista, josta teknikoille selviää mikä äänitiedosto, valo-ohjelma ja video/kuva tulee näyttää milloinkin ja miten kauan. (Tämä on nimeltään ajolista!)
Conin aikana cosplayvastaava hoitaa kaiken valmistelutyönsä toteutuksen. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, eikä siten conin aikana yleensä pitäisi olla mitään uusia töitä tehtävänä. Yllätyksiä tosin sattuu aina, ja cosplayvastaavalla tyypillisiä ovat esimerkiksi muutokset aikatauluissa ja mahdolliset kisaajien peruuntumiset. Conin aikana tehdään myös cosplaypukuhuoneiden ylläpitoa.
Conin jälkeen cosplayvastaavan tehtäviin kuuluu kerätä palautteet kisaajilta ja tuomareilta. Siinä tapauksessa, että kisojen palkinnot eivät ehdi saapumaan ajoissa tapahtumaan tai kilpailu on toteutettu etänä, cosplayvastaava huolehtii, että palkinnot toimitetaan voittajille.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Green Room -vastaava ˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Green Room on tapahtuman työvoiman ja ohjelmanpitäjien taukotila, missä voi huilia työvuorojen välissä. Green Room -vastaavan tehtävänä ennen tapahtumaa on suunnitella Green Roomin menu työvoiman allergiat ja erityisruokavaliot huomioon ottaen, tehdä laskelmat ja suunnitelmat ruoan määrästä sekä suunnitella ruokien noudon logistiikka.
Green roomissa työskennellään ruokatarvikkeiden parissa, joten hygieniapassi sekä vastaavalle että green roomin vänkäreille on ehdoton. Hygieniapassi on todistus, jonka myöntää Ruokavirasto.
Tapahtuman aikana green room -vastaava tiimeineen huolehtii, että green roomissa on riittävästi välipalaa ja virvokkeita työvoimalle. Tarvittaessa varaston täydennystä tehdään conipäivän aikana kaupassa käymällä.
Tapahtuman jälkeen green room -vastaavan laskelmoi kuinka green roomin tarjoilujen kysyntä ja tarjonta kohtasivat: oliko niitä riittävästi, vai täytyikö käydä kaupassa usein? Näitä laskelmia hyödynnetään seuraavan vuoden tapahtuman tarjoilujen määrän arviointiin.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Infovastaava ˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Infovastaava on päävastuussa tapahtuman infopisteestä ja sen toiminnasta. On sanonta, että info tietää kaiken, joten infovastaavan päätehtävä on olla perillä niin lähimmän käteisautomaatin sijainnista kuin viimeisimmästä ohjelmamuutoksestakin. Ennen tapahtumaa infovastaava kerää itselleen kaiken mahdollisen informaation jota voi conin aikana tarvita, ja valmistautuu jakamaan tiedon tiimilleen ja tekemään tietojen pohjalta Infokansion.
Infokansio on yleensä fyysinen kansio, josta löytyy kaikki tieto, mitä infosta saatetaan hakea. Muutamia esimerkkejä ovat tapahtumapaikan tarkka osoite, tapahtuma-alueen kartta, vastaavien yhteystiedot, hätänumerot ja soitto-ohjeet, lähialueen kartta, ohjelmakartta ja mitä tahansa muuta, mitä infosta saatetaan kysyä. Ison osan Infokansiosta infovastaava pystyy kasaamaan etukäteen, ja kansiota päivitetään tapahtuman aikana tiedon muuttuessa.
Tapahtuman aikana infovastaava saattaa joko itse tehdä työvuoroa infossa, tai toimii tiedon välittäjänä esimerkiksi muiden vastaavien ja infon välillä. Mikäli infotiimin perehdytys on tehty hyvin, info voi olla niin tehokas ilman vastaavaa, ettei häntä välttämättä tarvita fyysisesti infossa lainkaan!
Tapahtuman jälkeen infovastaava hoitaa Infokansion päivityksen viimeisimmän tiedon mukaisesti sekä kansion säilömisen seuraavaa tapahtumaa varten.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Lipunmyyntivastaava ˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Lipunmyynnin ja -vaihdon vastaava on päävastuussa tapahtuman lippujen myynnin ja vaihdon organisoinnista. Lippuvastaava koordinoi usein yhdessä talousvastaavan ja tapahtuman graafikon kanssa rannekkeiden tilaamisesta, sekä huolehtii muiden lipunvaihtoon tarvittavien laitteiden (esimerkiksi viivakoodilukijoiden ja läppärien) varmistamisesta tapahtumaan, esimerkiksi lainaamalla niitä toiselta tapahtumalta.
Ennen tapahtumaa Lippuvastaava kokoaa oman tiiminsä vapaaehtoisista ja tekee heidän työvuoronsa sen perusteella, miten lipunvaihto on suunniteltu tehtäväksi. Jotkut tapahtumat aloittavat lipunvaihdon jo esimerkiksi perjantaina ennen tapahtuman lauantaista avautumista, jotta tapahtuman aamuna vältyttäisiin ruuhkalta lipunvaihdossa. Hän huolehtii myös tarvittavan laitteiston saamisesta tapahtuman lipunvaihdon toteuttamiseksi.
Tapahtuman aikana lippuvastaava kouluttaa tiiminsä sujuvaan lipunvaihtoon ennen kuin lippujen vaihto alkaa. Lippuvastaavan on tutustuttava lipunvaihdossa käytettäviin laitteisiin ennen tapahtumaa, jotta tapahtuman aikana mahdolliset ongelmatilanteet saadaan ratkottua nopeasti, ja lippuvastaava on tukemassa tiimiään lipunvaihdon aikana.
Tapahtuman jälkeen lippuvastaava huolehtii lipunvaihtoon käytettyjen tavaroiden säilömisestä tai palauttamisesta joko itse tai logistiikkavastaavan kautta.
Lippuvastaavan on hyvä listata, mikä lipunvaihdossa toimi ja mikä kaipaisi kehittämistä, jotta seuraavassa tapahtumassa lipunvaihto saadaan toimimaan entistä jouhevammin. Mahdolliset ylijääneet rannekkeet jaetaan tavanomaisesti muistoksi kävijöille ja työvoimalle.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Logistiikkavastaava ˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Logistiikan työnkuva lyhyesti on kuljettaa tavaroita tai ihmisiä paikasta A paikkaan B. Tapahtumasta riippuen logistiikkavastaava voi toimia yksin, tai yhdessä tiimin kanssa. Yleensä logistiikassa toimimiseen vaaditaan ainakin henkilöautoajokortti, sekä mahdollisesti myös oma auto, mutta joskus tapahtumat myös vuokraavat pakettiautoja isompien tavaramäärien kuljettamiseen.
Ennen tapahtumaa logistiikkavastaavalla selvittää yhdessä muiden vastaavien kanssa, mitä tavaroita tai henkilöitä on tarve kuljettaa, minne ja milloin. Logistiikkavastaava suunnittelee itse parhaimman ajoreitin ja aikataulun tavaran hakukohteesta riippuen.
Tapahtuman aikana logistiikavastaava ei välttämättä ole työsuoritteita, ellei tapahtuman aikana ilmene tarvetta kuljettaa tavaroita tai ihmisiä, tai niin ole sovittu tehtävän jo ennen tapahtumaa.
Tapahtuman jälkeen logistiikkavastaava pitää huolen, että ennen tapahtumaa tehtyjen kuljetusten mahdolliset vastakuljetukset (esimerkiksi lainaan haettujen tavaroiden palautus) toteutetaan, mikäli sellaiselle on tarvetta.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Meidokahvila ˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Meidokahvilavastaava, tuttavallisemmin meidovastaava, vastaa tapahtuman meidokahvilan järjestelyistä yleensä yhdessä tapahtumapaikan kahvion tai ravintolan kanssa, sekä meidokahvilassa työskentelevistä meidoista ja butlereista, jotka kuuluvat meidovastaavan tiimiin. Meidovastaava suunnittelee meidokahvilan teeman, valikoi meidot ja butlerit, kouluttaa heidät, organisoi meidokahvilaprofiilien julkaisut tapahtuman nettisivuilla ja somessa yhdessä somevastaavan kanssa, ja huolehtii meidokahvilan pyörittämisestä tapahtuman aikana.
Ennen tapahtumaa meidovastaava suunnittelee ja sopii meidokahvilan sijainnista, koosta sekä mahdollisesta erityismenusta tapahtumapaikan ravintoloitsijan kanssa. Tyypillisesti jos tiloissa toimii ravintoloitsija, on tällä yksinoikeus elintarvikemyyntiin tiloissa. Tällöin tapahtumajärjestäjän on sovittava ravintolatoimijan kanssa suoraan mahdollisista elintarvikemyyntijärjestelyistä, jollaista meidokahvilan myyntikin on.
Meidovastaavat järjestävät usein erilliset meidohaut, sillä meidona tai butlerina toimiminen eroaa muista vapaaehtoistehtävistä. Meidovastaava kouluttaa tiiminsä työtehtäviin ja päättää työvuorot kahvilan aukioloaikojen puitteissa. Meidovastaava huolehtii myös tiiminsä työasujen hankkimisesta sekä kahvilan koristelusta.
Tapahtuman aikana meidovastaava huolehtii meidokahvilasta ja omasta tiimistään, ja ratkoo päivän aikana esiintyviä pulmia ja kysymyksiä ja muita yllättäviä tilanteita.
Tapahtuman jälkeen meidovastaava mahdollisesti laskuttaa tilatut työasut tiimiltään, mikäli tiimille tarjotaan mahdollisuus ostaa työasut omakseen, ja varmistaa työasujen takaisinsaannin mikäli mahdollisuutta ei ole tai joku ei ostakaan asua omakseen.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Myyntisalivastaava ˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Myyntisalivastaava vastaa myyntisalin organisoinnista. Myyntisalivastaava yhdessä talousvastaavan kanssa sopivat myyntipaikkojen hinnoittelusta, jotta ne ovat linjassa tapahtuman budjetin kanssa.
Ennen tapahtumaa myyntisalivastaavan on selvitettävä käytettävissä olevan tilan määrä ja jakaa se myytäviksi myyntipaikoiksi kulkuväylät ja pelastustiet huomioiden. Yhdessä muiden vastaavien kanssa myyntisalivastaava huolehtii yhteistyökumppaneina tai sponsoreina toimivista myyjistä. Mikäli myyjät tahtovat ostaa mainostilaa esimerkiksi tapahtuman ohjelmalehdestä tai inforuuduilta, myyntisalivastaava huolehtii näiden mainostoiveiden kommunikoinnista graafikolle ja talousvastaavalle. Myös mahdollinen myyntisalin kartan teko graafikon kanssa tapahtuman nettisivuille ja ohjelmalehteen on myyntisalivastaavan vastuualuetta.
Tapahtuman aikana myyntisalivastaava organisoi myyntisalin kasauksen, eli pöytien pystyttämisen ja myyjien paikkojen merkitsemisen, ennen myyntisalin aukeamista kävijöille. Myyntisali harvoin tarvitsee aukioloaikanaan työvoima, mutta myyntisalivastaavan on kuitenkin hyvä olla tavoitettavissa mahdollisten ongelmien varalta.
Myyntisalin sulkeuduttua myyntisalivastaava huolehtii tilasta ja tapahtuman lopussa huolehtii tilan palauttamisen takaisin alkuperäiseen kuosiinsa. Myyntisalivastaavan tehtäviin voi kuulua myös artesaanipöytien organisointi, mikäli artesaanipöydät eivät kuulu taidekujavastaavan vastuualueelle.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Narikkavastaava ˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Narikkavastaavan vastuualuetta on tapahtuman narikka, eli vaatesäilö, johon kävijät voivat jättää ulkovaatteensa ja matkatavaransa. Narikkavastaava huolehtii siitä, kuinka monelle narikalle tapahtumassa on tarvetta ja tarvitseeko esimerkiksi matkatavarat ynnä muut isompi omaisuus sijoittaa jonnekin muualle.
Ennen tapahtumaa narikkavastaava huolehtii oman tiiminsä kasaamisesta ja tehtävään kouluttamisesta, sekä laatii heille työvuorot tapahtuman ajalle.
Tilanteesta riippuen narikkavastaava saattaa olla pääyhteyshenkilö joka sopii tapahtumatilojen kanssa narikan järjestelyistä. Tapahtuman jälkeen narikkavastaava huolehtii mahdollisista löytötavaroista, joita narikkaan on jäänyt..
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Ohjelmavastaava˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Ohjelmavastaavia voi olla tapahtumassa yksi tai useampi, riippuen täysin tapahtuman koosta ja teemoista. Ennen tapahtumaa ohjelmavastaava järjestää ohjelmahaun, valitsee ohjelmakarttaan pääsevät ohjelmat, kommunikoi ohjelmanpitäjien kanssa ja rakentaa tapahtuman ohjelmakartan. Pienemmissä tapahtumissa ohjelmavastaava saattaa hoitaa myös oheisohjelman organisoinnin.
Tapahtuman aikana ohjelmavastaava huolehtii, että ohjelmakartta on ajantasainen ja mahdolliset peruutukset tehdään kävijöille tiedoksi hyvissä ajoin. Hän myös päivystää kaiken menevän hyvin ohjelmien suhteen.
Ohjelmavastaavalla ei välttämättä ole omaa tiimiä. Ohjelmasaleissa on yleensä ainakin yksi salivapaaehtoinen, jonka tehtävänä on auttaa ohjelmanpitäjää mahdollisten teknisten ongelmien kanssa. Tapahtumasta riippuen nämä salivapaaehtoiset kuuluvat joko ohjelmavastaavan alaisuuteen tai osaksi laajempaa tekniikkatiimiä.
Tapahtuman jälkeen ohjelmavastaava huolehtii, että kävijöiltä saatu ohjelmapalaute kulkee ohjelmanpitäjille asti.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Oheisohjelmavastaava˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Oheisohjelmalla tarkoitetaan yleensä ohjelmaa, joka ei tapahdu ohjelmasaleissa. Oheisohjelmaksi voidaan laskea esimerkiksi karaoke, tanssipelipiste, lautapelipiste, mahjongpiste ynnä muut aktiviteetit, joita coneissa mahdollisesti on tarjolla. Oheisohjelmavastaavan tehtävänä on löytää yhteistyökumppaneita tai järjestäjiä oheisohjelmalle, neuvotella esimerkiksi tilavastaavan ja ohjelmavastaavan kanssa oheisohjelman sijainneista tapahtumassa, sekä selvittää mahdollinen tarve avustajille kyseisillä pisteillä.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Talousvastaava˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Talousvastaavalla on yksi tärkeimpiä vastaavuuksia koko tapahtumassa, nimittäin taloudenhallinta. Talousvastaava toimii tyypillisesti tiiviissä yhteistyössä pääjärjestäjän ja tilavastaavan kanssa, kun selvitetään tapahtuman kuluja ja tuloja.
Hyvissä ajoin ennen tapahtumaa talousvastaava laatii tapahtumalle budjetin selvittämällä eri vastaavilta sekä tapahtumapaikalta kaikki tapahtumalle koituvat menot sekä arvioidut tulot. Talousvastaavan töihin kuuluvat taloushallinnon työt, kuten budjettien laadinta ja kirjanpito, mikäli näitä taloushallinnon osa-alueita ei ole ulkoistettu. Talousvastaava on parhaiten kartalla siitä, mitä varoja tapahtumalla on käytettävissä, sekä vastaa tapahtuman rahaliikenteestä.
Talousvastaavan työ tehdään pääasiassa ennen tapahtumaa, ja itse tapahtuman aikana ei talousvastaavalla juuri ole tehtäviä hätätapauksia ja taloudellista konsultointia lukuun ottamatta. Tapahtuman jälkeen talousvastaava tarkistaa toteutuneet luvut ja vertaa niitä budjettiin, ja näiden pohjalta voidaan alkaa suunnitella seuraavan tapahtuman budjettia.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Taidekujavastaava˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Taidekujavastaavan vastuulla on järjestää tapahtuman taidekuja. Tähän sisältyy tilojen, pöytien ja tuolien järjestäminen yhdessä tilavastaavan kanssa. Lisäksi vastaavan tehtäviin kuuluu taidekujakartan laatiminen ja pöytäpaikkojen organisointi.
Ennen tapahtumaa taidekujavastaava järjestää taidekujahaun. Kujahaussa on viime vuosina käytetty usein portfoliohakua, jonka mukaan vastaava ja yleensä mukaan valittu valintaraati valitsevat taidekujan myyjät ja mahdolliset varasijat. Portfolion tekemiseen voi laatia haun yhteydessä ohjeet hakijoita auttamaan. Taidekujavastaava myös määrittää taidekujan muut ohjeistukset ja säännöt. Tähän voi esimerkiksi kuulua suositukset ja rajoitukset myytävien tuotteiden sisällöstä (esim. k-18 tuotteiden myynti). Taidekujavastaava määrittelee yleensä talousvastaavan kanssa yhdessä taidekujapöytien myyntihinnan ja huolehtii niiden laskutuksesta.
Taidekujavastaavan työ painottuu eniten ajalle ennen tapahtumaa, mutta tapahtuman aikana taidekujavastaava huolehtii taidekujan sujuvuudesta ja on taidekujalaisten tavoitettavissa. Taidekujan sulkeuduttua taidekujavastaava huolehtii tilan palauttamisesta takaisin alkuperäiseen kuntoon.
Tapahtuman jälkeen taidekujavastaava kerää palautetta taidekujamyyjiltä, jotta taidekujaa voidaan kehittää seuraavaa tapahtumaa varten..
Taidekujavastaavan tehtäviin voi kuulua myös artesaanipöytien organisointi, mikäli artesaanipöydät eivät kuulu myyntisalivastaavan vastuualueelle.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Tekniikkavastaava˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Tekniikkavastaava on vastuussa tapahtuman salitekniikasta. Monissa kulttuurikeskuksissa talon oma henkilökunta vastaa valo- ja äänitekniikasta, jonka vuoksi esimerkiksi pääsalin tekniikkavastaava on tyypillisesti vastuussa tapahtuman omista, erikseen tapahtumapaikalle tuodusta tekniikasta, esimerkiksi lisäkameroista, mikrofoneista ja läppäreistä.
Ennen tapahtumaa tekniikkavastaava huolehtii muiden vastuullaan olevia tiloja käyttävien vastaavien tekniikkatarpeista, määrittelee niiden perusteella tarvittavan tekniikan ja selvittää sekä sen toteutuksen että mistä tekniikan saa lainaan tai vuokralle. Tapahtuman aikana tekniikkavastaava huolehtii tekniikan toimivuudesta, ja toimii mahdollisesti myös itse teknikkona, esimerkiksi kameraoperaattorina tai ohjaajana, jollekin ohjelmalle.
Tekniikkavastaavan alla voi olla erillinen tiimi tekniikkavapaaehtoisia, jotka osaltaan vastaavat esimerkiksi ohjelmataltiointien siirtämisestä kameroista koneelle tai ohjelmanpitäjien avustamisesta ennen ohjelman alkua. Tapahtuman jälkeen tekniikkavastaava huolehtii tapahtumaan erikseen tuodun tekniikan palauttamisesta takaisin oikeille tahoille.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Tilavastaava˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Tilavastaava on linkki tapahtumaorganisaation ja tapahtumapaikan välillä. Tilavastaavan työ on pääasiassa kommunikointia; mikä tapahtuman osa tarvitsee minkälaista tilaa, onko sellaista tilaa tapahtumapaikalla ja jos ei ole, millaiseen kompromissiin päästään. Tilavastaava on yleensä yhdessä pääjärjestäjän kanssa eniten perillä tapahtumapaikan hinnoittelusta ja kommunikoi ahkerasti talousvastaavalle eri tiloihin liittyviä kuluja. Joillain tapahtumapaikoilla esimerkiksi veloitetaan erikseen sähkön käytöstä tai kalusteista, ja näiden yksityiskohtien selvittäminen on tilavastaavan tehtävä.
Tilavastaavan työ sijoittuu pääasiassa ennen tapahtumaa, kun suunnitellaan minne mikäkin tapahtuman osa tapahtumapaikalla sijoitetaan. Tapahtuman aikana tilavastaava huolehtii, että valitut tilat aidosti toimivat, ja tarpeen vaatiessa suorittaa tilamuutoksia, mikäli tilanne sitä vaatii tapahtuman paremman toimivuuden saavuttamiseksi..
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Turvallisuusvastaava˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Turvallisuusvastaava on yksi tärkeimpiä vastaavuuksia tapahtumassa. Ennen tapahtumaa turvallisuusvastaava laatii lain vaatiman pelastussuunnitelman tapahtumalle, sekä hoitaa järjestyksenvalvojien haun ja työvuorotuksen.
Tapahtuman aikana turvallisuusvastaava on tyypillisesti järjestyksenvalvojien ylin esihenkilö ja toimii myös itse järjestyksenvalvojana tapahtuman aikana, huolehtien tapahtuman turvallisuudesta ja toimivuudesta. Turvallisuusvastaavalla on oltava voimassa oleva järjestyksenvalvojan pätevyys, eli JV-kortti.
ₓ˚. ୭ ˚○◦˚ Siisteys ja somistusvastaava˚◦○˚ ୧ .˚ₓ
Siisteysvastaava on vastuussa tapahtuman yleisestä siisteydestä. Siisteysvastaavan alla on tyypillisesti siisteysvapaaehtoisia, joiden tehtävänä on tyhjentää roskakoreja, siistiä mahdollisia läikkyneitä juomia tai ruokia lattioilta sekä desinfioida pintoja ympäri tapahtumaa.
Ennen tapahtumaa siisteysvastaava valitsee oman tiiminsä ja kouluttaa nämä tehtäviin, sekä laatii työvuorot tapahtuman ajalle. Tapahtuman aikana siisteysvastaava valvoo, että tapahtumapaikan siisteyttä pidetään yllä hänen tiiminsä toimesta, ja erityisesti tapahtuman jälkeen siisteysvastaava tiimeineen varmistaa, että tapahtumapaikka jää siistiksi kävijöiden ja järjestäjien jäljiltä.
Somistusvastaava taas on vastuussa mahdollisista somisteista ja rekvisiitasta. Hänen vastuullaa on myös varmistaa, että päivän lopuksi että kaikki alueet on tyhjennetty somisteista ja mahdolliset huonekalut ovat paikallaan käytön jälkeen.
Somistusvastaavaa ei ole kaikissa tapatumissa ja Shumiconissa se on osana siisteysvastaavuutta. Joillakin tapahtumapaikoilla on myös omat siistijät tapahtumien ajaksi, jolloin siisteysvastaavaa tai siisteysvapaaehtoisia ei tapahtumassa välttämättä tarvita.
