Rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on Pääkaupunkiseudun Cosplay Ry (yhdrek. nro. 214.227, sähköposti pkscosplay@gmail.com).
2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Emilia Vuorentausta (sähköposti pkscosplay@gmail.com).
3. Rekisterin nimi
Shumiconin vastaavahaku
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on
- Kerätä listaa vapaaehtoisista henkilöistä, jotka ovat kiinnostuneet vastuutehtävästä tapahtumassa
- Tiedottaa kiinnostuneille prosessin etenemisestä sekä valintojen tekemisestä
- Kerätä lisätietoja tehtävään valituilta henkilöiltä
Shumicon-tapahtuman järjestämistä varten.
5. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteriin tallennetaan seuraavat yksilöinti- ja yhteystiedot tai osa niistä, jotka tuhotaan rekisteristä välittömästi kun niiden tarve on poistunut:
- sukunimi
- ensimmäinen etunimi
- vapaavalintainen nimimerkki
- syntymäaika
- sähköpostiosoite
Rekisteriin ei kerätä eikä sillä käsitellä henkilötunnuksia eikä maksukortin numeroita.
6. Säännönmukaiset tietojen lähteet
Rekisterin tiedot ovat peräisin
- rekisteröidyltä itseltään
Rekisteröinnin perusteita ovat Henkilötietolain 2. luvun 8 § 1. momentin
- kohdan 1 mukainen suostumus (talkootyö, ohjelma), sekä
- kohdan 5 mukainen palvelussuhteeseen verrattavissa oleva yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (talkootyö)
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tiedot ovat rekisteristä vastaavan henkilön sekä tarvittaessa varahenkilön (rekisterinpitäjä, Shumicon 2023 tapahtuman pääjärjestäjät, työvoimavastaava) käytettävissä. Tietoja ei luovuteta edelleen, pois lukien viranomaiset, joilla on virkatehtävässään lakiin perustuva oikeus tietojen saamiseen.
Hakuvaiheessa ilmoitettuja tietoja ei käytetä valituista vastaavista tiedottamiseen esim. tapahtuman web-sivuilla tai ohjelmalehdessä. Tätä käyttöä varten varmistetaan julkistettavat tiedot erikseen kultakin valitulta henkilöltä.
8. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Shumicon kerää vastuutehtävästä kiinnostuneiden yhteystiedot Google Forms -lomakkeen avulla ja säilyttää tietoja pilvipalvelussa Google Drivessa. Google saattaa skannata tiedostot ja niiden sisältöä omien palvelujensa kehittämiseksi (samaan tapaan kuin esimerkiksi Gmailiin saapuvat ja sieltä lähtevät sähköpostiviestit), eli tietoja saattaa siirtyä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Tiedot on suojattu Google Drive –palvelun käyttöoikeusasetuksin ja kullakin käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana kansioihin kirjautumiseen.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot on suojattu teknisin turvakeinoin (käyttäjäkohtaiset ja tiedostokohtaiset pääsyoikeudet).