Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Pääkaupunkiseudun Cosplay Ry (yhdrek. nro. 214.227, sähköposti pkscosplay@gmail.com).

2. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on Emilia Vuorentausta (sähköposti pkscosplay@gmail.com).

3. Rekisterin nimi

Shumishow’n esiintyjähaku

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on

1. Kerätä listaa vapaaehtoisista henkilöistä, jotka ovat kiinnostuneet esiintymisestä tapahtuman Shumishow-ohjelmassa
2. Tiedottaa kiinnostuneille prosessin etenemisestä sekä valintojen tekemisestä
3. Kerätä lisätietoja esiintymään valituilta henkilöiltä

Shumicon-tapahtuman ohjelmanumeron Shumishow’n järjestämistä varten.

5. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Rekisteriin tallennetaan seuraavat yksilöinti- ja yhteystiedot tai osa niistä, jotka tuhotaan rekisteristä välittömästi kun niiden tarve on poistunut:

• hakemuksen tekijän sähköpostiosoite
• hakijan tai hakijoiden ensimmäiset etunimet ja sukunimet
• hakijan tai hakijoiden vapaavalintaiset nimimerkit
• esityksen nimi
• esityksen tyyppi
• esityksen pituus minuutteina
• esityksen kuvaus
• esityksen kieli

Rekisteriin ei kerätä eikä sillä käsitellä henkilötunnuksia eikä maksukortin numeroita.

6. Säännönmukaiset tietojen lähteet

Rekisterin tiedot ovat peräisin

• rekisteröidyltä itseltään

Rekisteröinnin perusteita ovat Henkilötietolain 2. luvun 8 § 1. momentin

• kohdan 1 mukainen suostumus (talkootyö, ohjelma), sekä
• kohdan 5 mukainen palvelussuhteeseen verrattavissa oleva yhteys rekisterinpitäjän toimintaan (talkootyö)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Hakemusten yhteydessä kerättäviä henkilötietoja käytetään ainoastaan hakemuksien käsittelyssä ja hakeneille haun tuloksista ilmoittamisessa ohjelmavastaavan toimesta. Vain lopulliseen Shumishow’hun valittujen osallistujien hakuvaiheessa ilmoittamia, esityksiä koskevia tietoja (esityksen tyyppi, kuvaus ja pituus minuutteina) toimitetaan Kulttuurikeskus Stoan teknkikoille (valoteknikko, ääniteknikko, näyttämömestari). Tätä poikkeusta lukuunottamatta tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Hakuvaiheessa ilmoitettuja tietoja ei käytetä valituista esiintyjistä tiedottamiseen esim. tapahtuman web-sivuilla, somekanavilla tai ohjelmalehdessä. Julkaisua varten varmistetaan julkistettavat tiedot erikseen kultakin valitulta henkilöltä/ryhmältä.

8. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Shumicon kerää Shumishow’ssa esiintymisestä kiinnostuneiden yhteystiedot Google Forms -lomakkeen avulla ja säilyttää tietoja pilvipalvelussa Google Drivessa. Google saattaa skannata tiedostot ja niiden sisältöä omien palvelujensa kehittämiseksi (samaan tapaan kuin esimerkiksi Gmailiin saapuvat ja sieltä lähtevät sähköpostiviestit), eli tietoja saattaa siirtyä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Tiedot on suojattu Google Drive –palvelun käyttöoikeusasetuksin ja kullakin käyttäjällä on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana kansioihin kirjautumiseen.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot on suojattu teknisin turvakeinoin (käyttäjäkohtaiset ja tiedostokohtaiset pääsyoikeudet).